5 suggestions pour vous guérir de la “réunionite” aigüe !

On connaît tous des administrateurs atteints de cette terrible maladie. En effet, il semblerait que la “réunionite” aigüe soit apparue au moment où un gestionnaire se rendit compte qu’une de ses salles était inoccupée. Il décida donc d’y faire une réunion et y prit goût!

Certains administrateurs en sont si sérieusement atteints qu’ils font même des réunions pour déterminer quand on fera une réunion.

Voici 5 suggestions pour ne pas succomber à ce terrible fléau…

Suggestion #1:
Éliminez les réunions, tout simplement!

Demandez-vous si la réunion est vraiment nécessaire ou si un simple échange de courriels ne ferait pas l’affaire.

Est-ce que tout le monde a vraiment besoin de prendre part à cette discussion ?

Suggestion #2:
Si vous devez tout de même faire une réunion, est-ce que celle-ci doit vraiment avoir lieu dans un lieu physique où tout le monde est présent ? Ne pourriez-vous pas faire une réunion téléphonique à la place ?

Vous sauverez, dès lors, minimalement le temps de déplacement, les poignées de main et une bonne partie des bavardages non nécessaires (Comment ça va ? As-tu écouté le match d’hier soir ? etc.)

À ce sujet, Skype fait des miracles.

Suggestion #3:
Préparez un ordre du jour détaillé et faites-le parvenir à tous les participants AVANT la réunion. De cette façon, tout le monde arrivera à la réunion bien préparé et avec tous les documents nécessaires. N’invitez que les personnes qui sont vraiment utiles à la réunion.

Indiquez le temps alloué pour chacun des sujets et si vous êtes « têteux » comme moi, indiquez l’heure exacte à laquelle le sujet doit être discuté. De cette façon, il est très facile de respecter le temps de chacun et on peut voir facilement si la réunion prend du retard.

Suggestion #4:
Débutez la réunion à l’heure afin de respecter les participants qui sont arrivés en temps et ne répétez pas ou ne résumez pas pour les retardataires.

Idéalement, fermez la porte afin que ceux qui arrivent en retard se sentent un petit peu mal à l’aise.

Suggestion #5:
À la fin de la réunion, assurez-vous que tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand.

Une façon simple est de faire une feuille “Quoi-Qui-Quand”: séparez une feuille de papier en trois colonnes identifiées “Quoi”, “Qui” et “Quand”.

Dans la première colonne, indiquez ce qui doit être fait. Dans la suivante, indiquez qui doit le faire et finalement, indiquez à quel moment le tout doit être terminé.

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